Reisekostenrechner 2026
Dienstreise & Erstattung
Bei Dienstreisen können Arbeitnehmer verschiedene Kosten erstattet oder als Werbungskosten abgesetzt werden. Die Kilometerpauschale für den privaten PKW beträgt 0,30 € pro km für die ersten 20 km und 0,38 € ab km 21 — oder alternativ 0,38 € ab dem 1. km (dauerhaft ab 2026). Für Motorräder gilt 0,20 €/km.
Übernachtungskosten werden tatsächlich erstattet (Hotelrechnung). Die Pauschale für inländische Übernachtungen beträgt 20 €/Nacht (nur für Werbungskostenabzug ohne Beleg). Verpflegungsmehraufwand: 14 € (8–24 Std.), 28 € (über 24 Std.), je 14 € für An- und Abreisetag.
Die Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber ist bis zu den gesetzlichen Pauschalen steuerfrei. Was der Arbeitgeber nicht erstattet, kann in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden — allerdings nur über den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 €.
| Kilometer (PKW) | — |
| Fahrtkosten (0,30/0,38 €/km) | — |
| Verpflegungsmehraufwand | — |
| Übernachtungskosten | — |
| Gesamt erstattungsfähig | — |
📊 Rechenbeispiel: 150 km PKW · 1 Tag · 1 Übernachtung (80 €)
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Häufige Fragen
Was sind absetzbare Reisekosten?
Fahrtkosten (0,30 €/km bis 20 km, 0,38 €/km ab km 21 für PKW). Verpflegungsmehraufwand (14 €/Tag bei 8–24 Std., 28 € über 24 Std.). Übernachtungskosten (tatsächlich, Beleg nötig). Nebenkosten (Parkgebühren, Maut, ÖPNV, Taxi). Nicht: normale Verpflegungskosten, Kleidung, private Ausflüge.
Was ist der Unterschied zwischen Reisekosten und Pendlerpauschale?
Pendlerpauschale: Für regelmäßige Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte (Arbeit). Reisekosten: Für Fahrten zu anderen Orten (Kundenbesuche, Auswärtsarbeit, Dienstreisen). Reisekosten haben keinen Höchstbetrag, Pendlerpauschale ist auf 4.500 € begrenzt bei PKW. Reisekosten können auch Verpflegung und Übernachtung enthalten.
Wie reiche ich eine Reisekostenabrechnung ein?
Formular beim Arbeitgeber einreichen (meist digital) mit: Datum, Ziel, Zweck der Reise, gefahrene Kilometer, Belege für Übernachtung und sonstige Ausgaben. Ohne Arbeitgeber-Erstattung: In der Steuererklärung als Werbungskosten in Anlage N eintragen.
Kann der Arbeitgeber Reisekosten steuerfrei erstatten?
Ja — bis zur Höhe der steuerlichen Pauschalen (0,30/0,38 €/km, 14/28 € VMA, tatsächliche Übernachtungskosten) ist die Erstattung steuerfrei. Über diese Grenzen hinaus: Steuerpflichtig. Für betriebliche PKW: 0 €/km Eigenerstattung (Nutzungsrecht ist bereits Vergütung).