Verpflegungsmehraufwand-Rechner 2026
Spesen berechnen
Foto: Joseph Barrientos auf Unsplash
Der Verpflegungsmehraufwand ist die pauschale Entschädigung für zusätzliche Verpflegungskosten während einer Dienstreise — er wird nach der Dauer der Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte gestaffelt und kann vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet oder vom Arbeitnehmer selbst als Werbungskosten geltend gemacht werden.
Diese Pauschalen ersetzen den Einzelnachweis tatsächlicher Verpflegungskosten und vereinfachen damit die Reisekostenabrechnung erheblich — sowohl für Arbeitgeber als auch für die Steuererklärung.
| Abwesenheitsart | — |
| VMA brutto | — |
| Mahlzeitenkürzung | — |
| VMA nach Kürzung | — |
| Steuerersparnis (als WK) | — |
📊 Rechenbeispiel: 3-tägige Dienstreise (Montag bis Mittwoch)
Die Staffelung im Detail
Bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden (aber unter 24 Stunden) oder am An-/Abreisetag einer mehrtägigen Reise: 14 €. Bei einer vollen 24-stündigen Abwesenheit (voller Kalendertag einer mehrtägigen Reise): 28 €. Unter 8 Stunden Abwesenheit entsteht kein Anspruch.
Rechenbeispiel
2-tägige Dienstreise (Anreise 10 Std., voller Tag, Abreise 6 Std.): Anreisetag (über 8 Std.) = 14 €. Voller Tag = 28 €. Abreisetag (unter 8 Std.) = 0 €. Gesamt = 42 €.
⚠️ Häufige Fehler
🔍 Sonderfälle
Gestellte Mahlzeiten: Übernimmt der Arbeitgeber Mahlzeiten (z.B. Hotelfrühstück inklusive), wird die Pauschale entsprechend gekürzt (Frühstück -20%, Mittag-/Abendessen je -40% der Tagespauschale).
Mehrtägige Auslandsreisen: Hier gelten länderspezifisch unterschiedliche, oft höhere Pauschalen als für Inlandsreisen.
🏛️ Zuständige Behörden
§9 Abs. 4a EStG
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Häufige Fragen
Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
Der VMA entschädigt für höhere Kosten der Verpflegung auf Reisen. Die Pauschalen betragen: Unter 8 Stunden: 0 € (kein Anspruch). 8–24 Stunden: 14 €. Über 24 Stunden: 28 €. An- und Abreisetage: je 14 €. Die Beträge können ohne Belege geltend gemacht werden.
Kann der Arbeitgeber mehr als die Pauschale erstatten?
Ja — aber der Überschuss über die Pauschalen ist steuerpflichtig. Erstattet der AG 40 € für einen Reisetag statt 28 €, sind die 12 € Unterschied steuerpflichtig. Der AG kann die steuerfreien Beträge (28 €) auch auf Zahlungen anderer Arbeitgeber an denselben AN anrechnen lassen.
Werden die Pauschalen um Mahlzeiten gekürzt?
Ja, wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten stellt oder bezahlt: Frühstück: −20% (−5,60 €). Mittagessen: −40% (−11,20 €). Abendessen: −40% (−11,20 €). Vollpension: −100% (0 €). Die Kürzung gilt auch wenn Mahlzeiten als geldwerter Vorteil versteuert werden.
Was gilt für Auslandsdienstreisen?
Für Auslandsdienstreisen gelten höhere länderspezifische Pauschalen. Beispiele 2026: USA: 65 $ · Frankreich: 48 € · Schweiz: 93 CHF · Japan: 95 €. Diese werden jährlich im BMF-Schreiben veröffentlicht. Bei Mischreisen (Inland + Ausland) gilt das Land wo der überwiegende Teil der Reise stattfindet.
Was passiert mit der Pauschale, wenn mein Arbeitgeber das Frühstück im Hotel übernimmt?
In diesem Fall wird die Verpflegungspauschale um 20% der vollen Tagespauschale (also 5,60 € bei 28 €) gekürzt. Bei Übernahme von Mittag- oder Abendessen erfolgt jeweils eine Kürzung um 40% der vollen Tagespauschale — diese Kürzungsregelung soll eine Doppelbegünstigung durch gestellte Mahlzeiten plus volle Pauschale vermeiden.