Reisekostenabrechnung-Rechner 2026
Dienstreise steuerlich
Foto: Cytonn Photography auf Unsplash
Eine vollständige Reisekostenabrechnung für Dienstreisen umfasst typischerweise Fahrtkosten (Kilometerpauschale oder tatsächliche Ticketkosten), Übernachtungskosten, sowie Verpflegungsmehraufwand nach den gesetzlichen Pauschalen.
Eine korrekte, vollständige Dokumentation mit allen Belegen erleichtert sowohl die Erstattung durch den Arbeitgeber als auch — falls keine vollständige Erstattung erfolgt — die spätere steuerliche Geltendmachung als Werbungskosten.
| Abwesenheitsart | — |
| Verpflegungspauschale | — |
| Verpflegungsmehraufw. ges. | — |
| Kilometerpauschale (0,30 €) | — |
| Hotel/Übernachtung | Tatsächliche Kosten |
| Gesamt (ohne Hotel) | — |
📊 Rechenbeispiel: 3 Tage Dienstreise · 200 km eigener PKW
Die drei Hauptkostenblöcke
Fahrtkosten: entweder Kilometerpauschale (0,30 €/km bei PKW) oder tatsächliche Ticketkosten bei öffentlichen Verkehrsmitteln. Übernachtungskosten: tatsächliche Hotelkosten mit Beleg. Verpflegungsmehraufwand: pauschal nach Abwesenheitsdauer (14 € bzw. 28 €), ohne Einzelbelege.
Vollständige Dokumentation
Für eine reibungslose Abrechnung sollten alle Belege (Fahrkarten, Hotelrechnungen, Tankquittungen bei Firmenwagen) gesammelt und chronologisch der Reisekostenabrechnung beigefügt werden.
⚠️ Häufige Fehler
🔍 Sonderfälle
Betriebliche Reisekostenrichtlinien: Manche Arbeitgeber haben eigene, teils großzügigere Erstattungsrichtlinien als die gesetzlichen Mindeststandards.
Nicht erstattete Kosten: Werden bestimmte Reisekosten vom Arbeitgeber nicht vollständig erstattet, können diese unter Umständen zusätzlich als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden.
🏛️ Zuständige Behörden
§9 EStG
🔗 Verwandte Rechner
Häufige Fragen
Was ist Verpflegungsmehraufwand 2026?
Pauschalen ohne Belege: Bei Abwesenheit >8h vom Wohnort: 14 €. Bei >24h Abwesenheit: 28 €. An-/Abreisetag (mehrtägig): Je 14 €. Kürzung: Bei kostenloser Verpflegung (Frühstück: -5,60 €, Mittagessen: -11,20 €, Abendessen: -11,20 €).
Wie viel Kilometergeld bekomme ich?
Arbeitnehmer: 0,30 €/km steuerfrei vom AG erstattbar. Als Werbungskosten: 0,30 €/km. Beifahrer: Zusätzlich 0,02 €/km. Motorrad: 0,20 €/km. Mit echter Kostenabrechnung: Tatsächliche Kosten. Dienstreise-Kfz: Keine Pauschale (AG trägt Kosten).
Kann ich Reisekosten als Werbungskosten absetzen?
Ja: Wenn Arbeitgeber nicht erstattet oder zu wenig. Formular: Anlage N (Steuererklärung). Nachweis: Fahrtenbuch, Quittungen, Reisekostennachweise. Achtung: Erstattete Kosten nicht nochmals absetzen. Arbeitnehmer-Pauschbetrag: 1.230 € (2026).
Was sind erste Tätigkeitsstätte und Auswärtsarbeit?
Erste Tätigkeitsstätte: Regelmäßiger Arbeitsort (keine Reisekosten). Auswärtsarbeit: Anderer Ort → Reisekostenabrechnung möglich. Homeoffice als erste Tätigkeitsstätte: Seit 2023 möglich (wenn vertraglich vereinbart). Dann: Alle anderen Orte = Auswärtsarbeit.
Was passiert, wenn mein Arbeitgeber die Reisekosten nicht vollständig erstattet?
In diesem Fall können Sie die nicht erstatteten, aber grundsätzlich absetzbaren Reisekosten (Fahrtkosten, Übernachtung, Verpflegungspauschale) als Werbungskosten in Ihrer eigenen Steuererklärung geltend machen. Wichtig ist dabei eine vollständige Dokumentation mit allen relevanten Belegen und Nachweisen der beruflichen Veranlassung der Reise.